деловая переписка

Жизнь современного человека не обходится без постоянного взаимодействия с другими людьми. В наш век бурно развивающихся информационных технологий люди все чаще обращаются к электронным письмам, подчас заменяя ими необходимость в личных встречах. Этика деловой переписки подразумевает соблюдение некоторых важных правил, оказывающих влияние на результат заочных собеседований.

По сути, деловая переписка является значительным элементом делового общения. В некоторых случаях без нее нельзя обойтись. Если человек собирается вести деловую переписку, ему необходимо знать несколько составляющих. Итак, на что следует обратить внимание?

Грамотность речи

Если при устной беседе еще можно допустить речевую ошибку и собеседник отнесется к этому со снисхождением, то в деловом письме наличие подобных огрехов совершенно недопустимо. Ваш адресат в таком случае, скорее всего, отложит письмо и не станет продолжать читать. Кому бы вы ни писали, постарайтесь делать это грамотно, без орфографических и пунктуационных ошибок.

Грамотность речи ценится везде. Знания такого сотрудника повсюду будут приветствоваться. Иногда старательностью можно заменить недостаток знаний, которые при желании можно наверстать, получить различными путями.

Лаконичность и четкость изложения

В деловом письме необходимо излагать только суть информации, которая представляет практическую ценность. Совершенно недопустимо пускаться в длинные пространные рассуждения, утомлять своего адресата ненужными подробностями. Все эти детали не принесут пользы, а только разочаруют его, приведут к мысли о ненужности и бесполезности предлагаемой информации.

В деловом письме информация должна подаваться очень структурировано и лаконично. Ваша задача – донести до собеседника конкретную мысль, новость, а не приводить его к глубоким размышлениям о жизни.

Соблюдение сроков

При деловой переписке крайне важно соблюдать сроки отправки письма и стараться отвечать как можно более оперативно. Скажем, если состоявшийся клиент ждет от вас немедленного ответа по какому – то важному вопросу, то откладывание и любое промедление может привести к нежелательным последствиям, как то: аннулирование контракта, срыв важной сделки и т.д. Отправлять электронные письма вовремя необходимо еще и потому, что тем самым вы показываете своему оппоненту, насколько он значим для вас.

Оформление электронного письма

При составлении электронного послания крайне важно учитывать несколько важных моментов. От того, как оно будет оформлено, зависит, какое впечатление сложится о вас у адресата.

Заполнять поле «Тема»

Удивительно, но на практике часто встречается ситуация, когда важные письма, в которых содержится нужная и необходимая информация, остаются без указания соответствующей темы! Подобная невнимательность или намеренное нежелание обременять себя лишними действиями на деле оборачивается сорванными сроками, увеличением вероятности того, что письмо вовсе не будет открыто адресатом.

По этой причине заполнять поле «Тема» нужно обязательно. Это необходимо делать даже в том случае, когда ничего существенного вы сообщить собеседнику не собираетесь. В сети достаточно высокий процент спамеров, которые намеренно засоряют электронную почту и распространяют вредоносные программы.

Наличие персонального обращения

Согласитесь, гораздо приятнее читать письма, в которых фигурируют обращения к адресату, чем безликие и непонятно к кому обращенные. Наличие индивидуального обращения в письме подчеркивает его важность. Кроме того, тем самым вы негласно говорите об уважении к своему заочному собеседнику. Не нужно допускать фамильярностей, обращайтесь всегда к адресату по имени и отчеству.

Правильный адрес

Скольких ошибок можно было бы избежать, если бы все пользователи интернет – ресурсов были предельно внимательными при заполнении электронного адреса. Несмотря на то, что потенциальные клиенты или другие лица, с которыми приходится ежедневно контактировать, часто оставляют записанными свои электронные адреса на бумаге, позже выясняется, что делают они это крайне неразборчиво. Именно по этой причине и возникает множество вариантов, когда составленное и готовое письмо оказывается не отправленным или вовсе уходит на ошибочный адрес. Всегда уточняйте адрес важного оппонента, старайтесь самостоятельно зафиксировать его в ежедневнике или просите прислать вам пробное письмо.

Работа с информацией

Прежде чем направлять готовое письмо адресату или группе адресатов, стоит поработать с оформлением информации. Иногда приходится пересылать посредством электронной почты довольно большие объемы информации. В этом случае гораздо разумнее сделать архив данных. Фотографии и иные документы следует прикреплять к письму отдельным файлом. Никогда без надобности не перегружайте письмо лишней информацией.

Таким образом, этика деловой переписки подразумевает четкое следование разумным нормам и правилам, которые должен знать каждый уверенный пользователь персонального компьютера.