Если совещание плохо организованы, они наносят ущерб психологическому благополучию сотрудников и сотрудников. Почему?
Если собранию не хватает необходимой структуры, дверь для деструктивного поведения открыта. Сначала один из участников начинает ворчать и жаловаться. Следующий или следующие берут нить, кто-то присоединяется. Так возникает круговорот нытья, которому, по ощущениям, нет конца. Действующие лица и актеры чувствуют себя хорошо после пережитого разочарования, остальные участники не знают, как се это переварить, и пребывают в плохом настроении. Необоснованная критика, мелкие замечания и грубые замечания имеют одинаковый эффект. Все это не должно иметь места, если сессия проводится компетентно, если каждый знает, зачем он на ней и какой конструктивный вклад он или она может внести.
Отсутствие структуры означает: здесь остается много места для вещей, которым там не место.
Это, безусловно, раздражает и демотивирует.
Если эти встречи начинаются в десять и заканчиваются не вовремя, это влияет на
весь рабочий день. Это приводит к постоянному стрессу в повседневной работе.
Насколько распространена проблема?
Для многих работников культура онлайн совещаний становится все более сложной задачей, поскольку большая часть рабочего времени уходит на собрания.
Как мы можем сделать деловые встречи полноценными?
Тот, кто онлайн совещания организует, должен стремиться к тому, чтобы рабочее время использовалось эффективно. В идеале хотелось бы, чтобы те, кто созывает собрание, сначала спросили себя, действительно ли им нужно привлекать к работе нескольких человек в течение часа, или же вопрос может быть решен асинхронно, по электронной почте или в чате.
Организации также могут устанавливать индивидуальные правила для своих собраний, например, о максимальном количестве встреч в день и перерывах между ними, в течение которых можно восстановить силы.
Скука — это одна из основных причин того, что люди разочаровываются в своей профессии. Опросы показывают, что во время видеозвонков часто занимаются отправкой электронных писем, покупками в Интернете, приготовлением пищи или даже принятием душа.
В связи с этим организаторам совещаний необходимо приложить все усилия по обеспечению большего участия и вовлеченности в цифровые сессии. Не должно быть такого, что на онлайн собрании кто-то из участников все время молчит.
Как можно увеличить участие?
Например, типичный формат встречи часто выглядит следующим образом: один человек очень
долго докладывает, произносит монологи, а остальные слушают. Организационные психологи рекомендуют разбавлять такие монологи перерывами на юмор. Юмор любят называть социальным связующим звеном, которое может многое прояснить и помочь преодолеть раздражающие ситуации. Не все в равной степени обладают юмористическим талантом,
Тем не менее, я выступаю за то, чтобы дать место неформальному общению.
Чтобы это неформальное общение не было потеряно, можно, например, в начале виртуальных встреч кратко спросить каждого, в чем он видит задачу сегодняшнего собрания лично для себя.
Гибридная форма совещаний.
Также между теми, кто присутствует на собрании вживую и онлайн тоже может быть некое недопонимание и напряжение следующего толка.
Виртуально подключенные люди могут быстро почувствовать себя обделенными, поскольку иногда они не могут должным образом следить за тем, что происходит в комнате.
Как же поживают присутствующие вживую на собрании? Возможно, они раздражены тем, что им пришлось потрудиться, чтобы попасть в офис, в то время как коллеги по видеосвязи сэкономили на этом. Кроме того, перед ними стоит задача воспринимать сигналы в пространстве и одновременно обрабатывать сигналы на экране. Таким образом, гибридные настройки
могут вызвать когнитивное перенапряжение у тех, кто присутствует на месте.
Как это можно предотвратить?
Успешное проведение гибридного совещания — это слишком много для одного человека, вместо этого эта функция должна быть распределена между несколькими ведущими.
Нередко на гибридных совещаниях в большинстве своем присутствующие смотрят только на экран, потому что он притягивает наше внимание, как магнит– даже когда человек, который говорит, находится в здесь рядом с ними в комнате. Поэтому нужно давать слово участникам в такой очередности, чтобы люди, находящиеся в помещении, не теряли эффект живого общения, и все же отрывались от экрана.
Главное, не нужно злоупотреблять онлайн и гибридными совещаниями. Проводить привычные «живые» совещания только для тех, кто присутствует на рабочем месте очно, крайне необходимо. А с теми, кто на «удаленке» зачастую эффективнее индивидуальный формат взаимодействия или в мини группе.
